Planning en Control cyclus

Provinciale Staten hebben aanbevelingen geformuleerd om de begrotingssystematiek te verbeteren vanuit de ambitie de planning- en control cyclus verder te ontwikkelen en digitaliseren (PS-besluit van 12 februari 2018). De P&C producten voor 2019 en volgende jaren zijn in lijn hiermee opgezet. In 2019 is doorgegaan met het werken om de kwaliteit en het totstandkomingsproces van de P&C-producten verder te verbeteren en het eigenaarschap te vergroten.

Verbeteren Financiële Informatievoorziening (VFI)

Het financieel systeem en de bijbehorende procedures en werkwijzen worden herijkt op basis van de geïnventariseerde financiële informatiebehoefte van de provinciale organisatie. Volgens planning wordt eind 2019 de implementatie van de herinrichting van het nieuwe financieel systeem opgeleverd, zodat het heringerichte systeem met ingang van 2020 kan worden gebruikt.

Financiële hygiëne

Samen met de herinrichting van het financieel systeem en de ontwikkeling van het eigenaarschap in de P&C-cyclus worden in dit project de financieel-administratieve hygiëne (juiste, volledige en up-to-date administratieve gegevens in de loop van het jaar) en de onderliggende administratieve processen verstrekt, zodat zowel de financiële functie als de lijn het juiste inzicht hebben in de actuele financiële cijfers en de administratieve onderbouwing.

Met de uitvoering van bovenstaande acties streven wij ernaar om de informatievoorziening aanmerkelijk te verbeteren en daardoor minder druk te leggen op het jaarrekening- en controleproces en de interne beheersing gedurende het jaar aanzienlijk te verbeteren.

Interne beheersing en risicomanagement

De provincie Noord-Holland heeft de meerjarige ambitie om snel, open en transparant te kunnen anticiperen op ontwikkelingen in een in toenemende mate complexer wordende en veranderende omgeving. De provincie zet de komende jaren in op het verder optimaliseren van haar management control systeem. Dit is het systeem waarbinnen informatie wordt verzameld en gebruikt om de performance van organisatieonderdelen of de organisatie in zijn geheel te kunnen evalueren in relatie tot de strategische doelen. Het systeem draagt bij aan en beïnvloedt het gedrag binnen de organisatie gericht op het realiseren van deze strategische doelstellingen.
De ingezette lijn om toe te werken naar een situatie waarbij het college van Gedeputeerde Staten in 2022 zelfstandig een rechtmatigheidsverklaring afgeeft wordt verder uitgewerkt in 2020. In aanvulling hierop richt de provincie zich ook op het verder “in control” komen en worden projecten uitgevoerd die bijdragen aan onder meer het versterken van de Governance, in overeenstemming werken met wet- en regelgeving; risicomanagement en procesbeheersing.
Risicomanagement blijft ook in 2020 een belangrijk middel om de kwaliteit van de besluitvorming en de effectiviteit en efficiëntie van projecten en bedrijfsvoering te vergroten. Risicomanagement is inmiddels een essentieel onderdeel geworden van interne beheersing.
De (Verbijzonderde) Interne Controle op de rechtmatigheid is stevig neergezet in de organisatie. Hiermee is een solide basis gelegd om toe te groeien naar de rechtmatigheidsverklaring in 2022. Een vervolgambitie is om de omslag te maken van een gegevens naar een systeemgerichte benadering waarbij de procesbeheersing waar mogelijk plaatsvindt in de eerste lijn.
Dit sluit aan bij de principes van eigentijds sturen en verantwoorden, waarbij het management primair verantwoordelijk is voor de strategie en de daarvan afgeleide doelstellingen, de sturing en beheersing van haar processen en voor het managen van de risico’s.